کنفرانس چیست و ویژگی های آن

کنفرانس کلمه نام آشنایی است که احتمالا بارها و بارها به گوش اغلب افراد رسیده است. کلمه کنفرانس دارای ریشه های فرانسوی است. این کلمه در زبان انگلیسی کانفرنس تلفظ می شود و در زبان فارسی نیز کلمه همایش ترجمه لغت کنفرانس به حساب می آید. کنفرانس یا همایش با اهداف کوچک و بزرگ مختلف و در مکان های متفاوت برگزار می شود.برگزاری کنفرانس می تواند یک یا چند هدف مختلف را پوشش بدهد. سخنرانان یک کنفرانس نیز می تواند از یک تا چند نفر متغیر باشند. 

برخی کنفرانس ها در سطوح بین المللی، برخی در سطوح کشوری و برخی از آن ها در سطوح درون سازمانی برگزار می شوند. برگزاری کنفرانس در هر سطحی، هدف یا اهدافی را دنبال می کند. برنامه ها و سخنرانی های هر کنفرانس نیز در راستای هدف دنبال شده هستند و شاید حتی کنفرانس ها را در بخش ایونت مارکتینگ ها هم گاهی قرار بگیرند، که این مسئله بسیار قابل تأمل است.

برخی از کنفرانس ها بخشی از یک ایونت بزرگ هستند. این رویداد ها معمولا برنامه ریزی های بلند مدتی دارند. به دلیل اهمیت ایونت و گستردگی امور مربوط به آن، برنامه ریزی و هدف گذاری برای برگزاری ایونت ها از مدت ها قبل از اجرای آن ها شروع می شود. کنفرانس یا کنفرانس های برگزار شده در این ایونت ها نیز از مدت ها قبل برنامه ریزی و هدف گزاری می شوند.

هدف از جمع آوری مطالب این مقاله آشنایی با کنفرانس و ویژگی های ضروری آن است. در ادامه مطلب به نحوه مناسب اجرای ایونت و ویژگی های یک کنفرانس مفید خواهیم پرداخت. با همراهی ما تا انتهای متن بر اطلاعات خود در این حوزه بیافزایید و از نکات کاربردی آن بهره مند شوید.

ویژگی های یک کنفرانس خوب

مواردی که در ادامه مشاهده می نمایید، از مهم ترین فاکتور های برگزاری یک ایونت موفق هستند. در ادامه مطلب نیز این فاکتور ها را با جزئیات بیشتری بررسی می نماییم.

• جمع آوری تجهیزات مناسب
• مدیریت زمان
• خلاقیت در ارائه مطالب و مدیریت جلسه
• استفاده از تکنولوژی های جدید
• چک کردن تجهیزات

حال هرکدام از موارد ذکر شده را بررسی می کنیم.

جمع آوری تجهیزات مناسب

وابسته به نوع کنفرانس باید تجهیزات مورد نیاز آن را تهیه کرد. کنفرانس های آنلاین که امروزه به دلیل شیوع کرونا گستردگی بالایی پبدا کرده اند، نیازمند تجهیزاتی متفاوت از کنفرانس هایی است که به صورت حضوری برگزار می شوند. کنفرانس های حضوری نیز وابسته به موضوعات مطرح شده در کنفرانس، تعداد شرکت کنندگان، محل برگزاری و غیره نیازمند تجهیزات خاصی است.

پیش از شروع هر کنفرانس باید نسبت به تهیه ابزار و لوازم جانبی مربوط به ایونت اقدام کرد. لازم است از کیفیت لوازم و ابزار تهیه شده و عملکرد درست و مناسب آن ها اطمینان کسب کرد. برای اطمینان خاطر از برگزاری هرچه بهتر کنفرانس لازم است از برخی تجهیزات مانند گوشی ها و میکروفون ها، تعدادی بیشتر از تعداد شرکت کنندگان وجود داشته باشد تا در صورت بروز مشکل بتوان در کم ترین زمان ممکن جابه جایی لازم را انجام داد.

مدیریت زمان

به طور کلی مدیریت زمان در هر حوزه ای الزامی می باشد، مانند سئو سایت که همیشه به آن اشاره می شود. زمان در نظر گرفته شده برای هر کنفرانس باید با برخی عوامل هماهنگی داشته باشد. زمان درخواستی سخنران، تعداد سخنرانان، تعداد مباحث مورد نظر، زمان کلی ایونت و غیره از عوامل مهمی هستند که روی مدیریت زمان هر کنفرانس اثرات مهمی می گذارند. برنامه ریزی این عوامل و هماهنگی آن ها با سخنران یا سخنرانان قدم بزرگی در برگزاری یک ایونت موفق و مفید است.

خلاقیت در ارائه مطلب و مدیریت جلسه

با توجه به این که افراد در طول جلسه در حالت سکون قرار دارند و به دلیل پایین بودن تنوع در موضوعات یک ایونت، حفظ شادابی و پویایی یک کنفرانس کار بسیار مهمی به حساب می اید. استفاده از مجریان ماهر، افکت های صوتی و تصویری جذاب، ابزار پیشرفته و جدید و مسائلی از این دست کمک بزرگی به مدیریت هرچه بهتر جلسه خواهد کرد.

از طرفی نحوه ارائه مطالب نیز عنصر بسیار مهمی است. برای ارائه مطالب به صورت حرفه ای و خلاقانه لازم است هم ابزار مورد نیاز برای این امر را تهیه کرد و هم به ارائه شیوه های موثر ارائه مطلب برای سخنرانان پرداخت و ذهن آن ها را برای ایجاد روش های خلاقانه آماده کرد.

استفاده از تکنولوژی های جدید

علم و تکنولوژی مدت ها است که با سرعت زیادی در حال پیشرفت هستند. به دلیل پیشرفت سریع تکنولوژی و علم، تجهیزات و امکانات در همه دسته ها به سرعت پیشرفت می کنند. تجهیزات برگزاری کنفرانس نیز از این قاعده مستثنی نیستند. از انواع صندلی ها و گوشی و میکروفون ها تا نرم افزار های اجرای کنفرانس همگی با به روز رسانی های جدید در انواع مختلف به بازار عرضه می شوند.

بهره برداری از تکنولوژی های جدید در برگزاری کنفرانس دو مزیت کلی دارد. برای صحبت درباره اولین مزیت آن می توان به این اشاره کرد که با استفاده از این تجهیزات کارهای مربوط به ایونت آسان تر و سریع تر پیش خواهند رفت. مورد مهم دوم نیز این است استفاده از تکنولوژی روز دنیا و آشنایی با آن ها نشان دهنده حرفه ای بودن شماست.

بررسی مجدد تجهیزات

به غیر از اینکه جمع آوری و نصب تجهیزات یکی از مهم ترین مراحل برگزاری یک ایونت موفق است، اطمینان از کارایی ابزار و تجهیزات نیز گام بسیار مهمی به حساب می آید. عاقلانه است که پیش از شروع به برگزاری کنفرانس یک بار دیگر همه سخت افزار ها، نرم افزار ها، تجهیزات سخنرانان، تجهیزات شرکت کنندگان و سایر تجهیزات موجود برای برگزاری کنفرانس را بررسی کرد و از درست بودن کارکرد آن ها اطمینان کسب کرد.